Rol en taakverdeling Verwijsindex Fryslân

In het convenant zijn een aantal rollen specifiek benoemd. Hierin is een scheiding gemaakt tussen rollen en taken binnen de gemeente of binnen de organisatie die gebruik maakt van de ViF.

Gemeente: Aandachtsfuntionaris

Het college van B en W wijst de aandachtsfunctionaris aan. In opdracht van en onder verantwoordelijkheid van het college draagt de aandachtsfunctionaris zorg voor de bewaking en uitvoering van wettelijke taken. De aandachtsfunctionaris kan eventueel een gemeentelijke contactpersoon aanstellen. De aandachtsfunctionaris:

    • Beoordeelt de aanvragen voor lokale convenanten en sluit convenantpartijen aan
    • Informeert (nieuwe) lokale convenantpartijen over de verwijsindex en werft nieuwe 
lokale convenantpartijen
    • Ziet toe op naleving van het convenant door de lokale convenantpartijen 
(bijvoorbeeld door het beoordelen van managementrapportages)
    • Ziet er op toe dat convenantpartijen profielen opstellen
    • Is contactpersoon voor de convenantbeheerder
    • Ontvangt en beoordeelt de kwartaal rapportages van het functioneel beheer
    • Is verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaren van ouders of de jeugdige 
zelf in het kader van de verwijsindex

Gemeente: Contactpersoonverwijsindex

De aandachtsfunctionaris wijst de gemeentelijke contactpersoon verwijsindex aan. Als de matchopvolging (na een match in de ViF tussen minimaal twee of meer signalerende medewerkers/organisaties) stagneert ontvangt de gemeentelijke contactpersoon signalen vanuit het systeem. Vervolgens neemt hij of zij maatregelen om ervoor te zorgen dat de casusregie wordt op gepakt. De gemeentelijke contactpersoon heeft rechten in Verwijsindex Fryslân en kan managementinformatie op gemeentelijk niveau samenstellen.

Ontvangt signalen vanuit het systeem wanneer de matchopvolging stagneert en neemt dan maatregelen. Deze persoon heeft rechten in Verwijsindex Fryslân en kan managementinformatie op gemeentelijk niveau samenstellen.

  • Rapportages van signalen binnen gemeente

  • Signaleren

Organisatie: Instellingscoördinator

De instellingscoördinator houdt zich bezig met het implementeren van de verwijsindex in de eigen organisatie. De organisatie wijst zelf een instellingscoördinator aan. De instellingscoördinator is de eerste contactpersoon voor de functioneel beheerder ViF.

Daarnaast bevordert de instellingscoördinator het gebruik van de verwijsindex binnen zijn of haar instelling of organisatie. Hiervoor informeert hij of zij medewerkers over de verwijsindex en doet hij of zij verbetervoorstellen over het gebruik van de verwijsindex.

Belangrijk bij deze taak is dat de instellingscoördinator vaak ook een ambassadeursrol vervult. De verwijsindex wordt bijvoorbeeld bij elk werkoverleg geagendeerd door de instellingscoördinator. De instellingscoördinator motiveert collega’s/medewerkers om gebruik te maken van het systeem en is eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen omtrent het gebruik van de verwijsindex.

De instellingscoördinator heeft meer rechten dan een standaard medewerkersaccount en kan daarmee management informatie opvragen over alle signalen en matches waar de medewerkers van die organisatie (en al haar locaties) bij betrokken zijn. De instellingscoördinator kan zelf signalen afgeven en kan signalen van de signalerende medewerkers van de organisatie wijzigen.

  • Rapportages van signalen binnen organisatie

  • Rapportages van accounts binnen organisatie

  • Signaleren

  • Signalen wijzigen binnen organisatie

Organisatie: Signaleringsgerechtigde Medewerker

  • De medewerker van een organisatie met een account wordt vanuit de Verwijsindex een ‘signaleringsgerechtigde medewerker’ genoemd. Deze kan een signaal op een jeugdige in de Verwijsindex afgeven. Het is belangrijk om accounts zoveel mogelijk aan hulpverleners, direct betrokken bij een kind, jeugdige of gezin, toe te kennen. De instellingscoördinator van een organisatie geeft bij de functioneel beheerder van de ViF aan wie in de organisatie allemaal een account voor de ViF moet krijgen.

    De medewerker kan naast signaleren ook een rapportage opvragen over eigen afgegeven signalen.
 De medewerker krijgt óf de rechtenrol ‘Basis ViF’ óf ‘Bovenlokaal ViF’. Wie welke rechten krijgt is onder andere afhankelijk van de grootte en werkwijze van de organisatie. Dit wordt besproken in overleg tussen de instellingscoördinator en het functioneel beheer. Worden er in de dagelijkse praktijk van de organisatie casussen overgedragen van de ene locatie naar de andere locatie? Dan is de ‘Bovenlokaal ViF’ de best passende rol. Is dit niet het geval dan is de rol van ‘Basis ViF’ voldoende.
 De Basis ViF gebruiker kan eigen signalen overdragen naar signaleringsgerechtigde collega’s binnen dezelfde locatie.
 De Bovenlokaal ViF gebruiker kan eigen signalen overdragen naar collega’s binnen de hele organisatie inclusief alle locaties.

  • Rapportages van signalen eigen account

  • Signaleren

  • Signalen overdragen binnen organisatie