Binnen de organisatie van de ViF zijn verschillende rollen en verantwoordelijkheden onder te verdelen. Zo is er vanuit de gemeente aan de voorkant een aandachtsfunctionaris, die onder andere verantwoordelijk is voor het aansluiten van organisaties op de ViF. Aan de achterkant is een gemeentelijk contactpersoon, die het eerste aanspreekpunt namens de gemeente binnen de ViF is en erop toeziet dat de ViF gebruikt wordt.
Partoer ondersteunt de Friese gemeenten bij de implementatie van de ViF in de gebiedsteams en verzorgt het functioneel beheer van de ViF. Voor vragen over het systeem kunt u bij hen terecht.
MULTIsignaal verzorgt en onderhoudt het technische systeem ViF. De ViF werkt op laptops, desktops, smartphones en op de iPad/Tablet.
Alle andere organisaties, die werken met de ViF, hebben een instellingscoördinator als eerste aanspreekpunt voor het gebruik van de ViF. Daarnaast zijn er in die organisaties signaleringsgerechtigde medewerkers.