Professionals

Alleen partijen/organisaties die op een professionele wijze bij jeugdigen en/of hun gezin betrokken zijn, kunnen zich aansluiten op de ViF. Dat kan op twee manieren en hangt af van het inkoopcontract:

1. Als de organisatie een contract met Sociaal Domein Fryslân heeft.
2. Als de organisatie geen contract met Sociaal Domein Fryslân heeft, dient deze contact op te nemen met de aandachtsfunctionaris Verwijsindex van de (Friese) gemeente waar het hoofdkantoor gevestigd is. De aandachtsfunctionaris zal vragen om het convenant te ondertekenen, waarna het naar het functioneel beheer wordt gestuurd. Vervolgens kan contact op worden genomen met de helpdesk van ViF. Deze kan aan de hand van de volgende gegevens een partij op de ViF aansluiten:
   • De naam van de organisatie;
   • Het adres van het hoofdkantoor;
   • Het algemene telefoonnummer van de organisatie;
   • De gegevens van medewerkers die een account krijgen: de volledige naam, de functie, het emailadres, het telefoonnummer.

Binnen de ViF zijn grofweg vier rollen te onderscheiden:

1. Signaleringsgerechtigde medewerker: hij/zij is gemachtigd signalen af te geven en kan deze eigen signalen overdragen aan collega’s. De meeste professionals die met de ViF werken, hebben deze rol.
2. Instellingscoördinator: hij/zij is de vertegenwoordiger van een partij of instantie in de ViF. De instellingscoördinator kan zelf signalen afgeven en kan signalen van de signalerende medewerkers van de organisatie wijzigen en/of overdragen.
3. Gemeentelijk coördinator/contactpersoon: hij/zij is de vertegenwoordiger en het aanspreekpunt namens een gemeente in de ViF. Wanneer er na een match geen contact op wordt genomen door de betrokken professionals komt de gemeentelijk coördinator in beeld om dit alsnog te bewerkstelligen. Verder kan hij/zij op gemeentelijk niveau management rapportages uitdraaien.
4. Aandachtsfunctionaris: hij/zij is verantwoordelijk voor het aansluiten van partijen op de ViF in zijn/haar gemeente. In tegenstelling tot professionals in de andere rollen, kan de aandachtsfunctionaris niet signaleren.

Als de organisatie is aangesloten op de ViF is het eenvoudig om een account aan te maken. Een account aanvragen kan door contact op te nemen met de helpdesk. Geef daarbij de volgende gegevens:

• De volledige naam
• Een emailadres binnen het domein van de organisatie
• Een persoonlijk telefoonnummer (een algemeen telefoonnummer leidt tot verwarring over wie er nou precies betrokken is)
• De organisatie en eventueel voor welke locatie of welk team

Alleen medewerkers van partijen/organisaties aangesloten bij de ViF kunnen signaleren.

Middels het Burgerservicenummer, de achternaam of het adres kan een jeugdige in het systeem worden opgezocht. Combinaties van de zoekmogelijkheden geven beperkte of geen resultaten.

Door een signaal af te geven, geeft een professional aan betrokken te zijn bij een jeugdige en laat hij/zij zijn/haar contactgegevens achter. Wanneer een andere professional hetzelfde doet, ontstaat er een match en hebben professionals elkaars contactgegevens, zodat ze af kunnen stemmen over zorg voor de jeugdige.

Een signaal heeft een levensduur van twee jaar, waarna het automatisch inactief wordt. Als dat bijna het geval is, ontvangt de professional een melding hiervan. Wanneer de professional nog steeds betrokken is bij de jeugdige, kan een nieuw signaal worden afgegeven. Nadat het signaal inactief wordt, wordt  het signaal gearchiveerd. De professional die het signaal afgaf is dan geen onderdeel meer van matches. Na vijf jaar wordt het signaal definitief uit het systeem verwijderd.

Alleen medewerkers van partijen/organisaties die op een professionele wijze bij jeugdigen en/of hun gezin betrokken zijn kunnen een signaal afgeven in de ViF. Nadat een signaal is afgegeven, zijn er drie situaties mogelijk:

1.  Het is het eerste signaal dat op de jeugdige wordt afgegeven. Er gebeurt verder niets. 
2.  Het is het tweede signaal dat op de jeugdige wordt afgegeven en er ontstaat direct een match. 
3. Het signaal komt terecht in een al bestaande match met meerdere professionals. 

Vuistregel 

Degene wiens signaal de match veroorzaakt neemt, per mail of telefoon, contact op met degene die eerder een signaal heeft afgegeven. Let op! Dit is een vuistregel, ben jij niet degene die de match heeft veroorzaakt, maar zie je dat er een match is en er nog geen contact is opgenomen? Dan kun jij net zo goed contact opnemen met de ander! 

Cliëntregisseur  

De afstemmingsactor is het eerste aanspreekpunt in een match. Deze heeft een oranje markering achter zijn/haar naam staan. Wanneer er een match ontstaat, moet er worden afgesproken wie de afstemmingsactor van deze match wordt. Wanneer nieuwe professionals dan in deze bestaande match terechtkomen, hoeven zij alleen maar met de afstemmingsactor contact op te nemen. Zo is de afstemmingsactor op de hoogte van alle betrokken organisaties binnen een match.

Afronding na Afstemmen 

Voor ieder signaal binnen een match moet worden aangegeven dat het is afgestemd. Het afronden van een signaal wil zeggen dat er contact is geweest tussen de matchende professional en de afstemmingsactor. 

Opschaling naar Coördinator 

Gemeentelijk coördinatoren krijgen een melding wanneer een er bij een match binnen hun gemeente niet wordt afgestemd. Zij zullen dan contact opnemen met de betrokken professionals zodat er alsnog afstemming plaatsvindt.

Via de inlogpagina van MULTIsignaal kan een nieuw wachtwoord worden aangemaakt. 

1. Ga naar www.signaleren.multisignaal.nl
2. Klik op “hulp bij het inloggen”
3. Vul je e-mailadres in en klik op “versturen”

Er wordt nu een email gestuurd met een link waarmee een nieuw wachtwoord kan worden ingesteld.

Wanneer je (ook) je gebruikersnaam niet meer weet, kun je een mail ontvangen waarin deze wordt vermeld. 

1. Ga naar signaleren.multisignaal.nl
2. Klik op “hulp bij inloggen”
3. Vul het emailadres in dat is gekoppeld aan je account. Wanneer je op meerdere emailadressen notificaties ontvangt (bijvoorbeeld omdat je namens meerdere instanties signaleert), is dit meestal het emailadres dat aan de helpdesk is doorgeven.

Er wordt nu een e-mail gestuurd waarin de gebruikersnaam wordt vermeld. Met deze gebruikersnaam kan eventueel een nieuw wachtwoord worden ingesteld.

Deactiveren of Vernieuwen 

Door een signaal te vernieuwen, wordt de verloopperiode van 2 jaar opnieuw gestart. Desgewenst kan er bij het vernieuwen een specifieke einddatum worden aangeven. 

Met het deactiveren van je signaal trek je je terug uit huidige of toekomstige matches. 

Overdragen 

Wanneer je uit dienst gaat of je betrokkenheid bij een jeugdige wordt overgenomen door een collega, moet je signaal worden overgedragen. Dit kun je doen door je signaal over te dragen aan de juiste collega. Binnen elke instantie is een instantiebeheerder die ook jouw signalen kan overdragen aan collega’s.

Wanneer je uit dienst gaat, moeten alle signalen worden overgedragen alvorens je account kan worden opgeheven. Signalen kun jezelf overdragen aan je collega’s. Binnen elke instantie is bovendien een instantiebeheerder die ook jouw signalen kan overdragen aan collega’s.

Accounts kunnen niet worden overgedragen. De collega zal een eigen account krijgen en de signalen worden aan die collega overgedragen.