Alleen medewerkers van partijen/organisaties die op een professionele wijze bij jeugdigen en/of hun gezin betrokken zijn kunnen een signaal afgeven in de ViF. Nadat een signaal is afgegeven, zijn er drie situaties mogelijk:
- Het is het eerste signaal dat op de jeugdige wordt afgegeven. Er gebeurt verder niets.
- Het is het tweede signaal dat op de jeugdige wordt afgegeven en er ontstaat direct een match.
- Het signaal komt terecht in een al bestaande match met meerdere professionals.
Vuistregel
Degene wiens signaal de match veroorzaakt neemt, per mail of telefoon, contact op met degene die eerder een signaal heeft afgegeven. Let op! Dit is een vuistregel, ben jij niet degene die de match heeft veroorzaakt, maar zie je dat er een match is en er nog geen contact is opgenomen? Dan kun jij net zo goed contact opnemen met de ander!
Cliëntregisseur
De afstemmingsactor is het eerste aanspreekpunt in een match. Deze heeft een oranje markering achter zijn/haar naam staan. Wanneer er een match ontstaat, moet er worden afgesproken wie de afstemmingsactor van deze match wordt. Wanneer nieuwe professionals dan in deze bestaande match terechtkomen, hoeven zij alleen maar met de afstemmingsactor contact op te nemen. Zo is de afstemmingsactor op de hoogte van alle betrokken organisaties binnen een match.
Afronding na Afstemmen
Voor ieder signaal binnen een match moet worden aangegeven dat het is afgestemd. Het afronden van een signaal wil zeggen dat er contact is geweest tussen de matchende professional en de afstemmingsactor.
Opschaling naar Coördinator
Gemeentelijk coördinatoren krijgen een melding wanneer een er bij een match binnen hun gemeente niet wordt afgestemd. Zij zullen dan contact opnemen met de betrokken professionals zodat er alsnog afstemming plaatsvindt.